Kezeld a káoszt profin – 5 érv a Jira mellett

Ha egyelőre csak keresgéled a megfelelő feladatkezelő rendszert – vagy épp leváltanál egy meglévőt –, biztos, hogy szembejött már a ClickUp, a Monday, az Asana és a Jira is – de lehet, hogy már az is megfordult a fejedben, hogy “nem kell nekem ez a sok vacak, elég egy jól paraméterezett Excel tábla is”.
Ez utóbbit azért remélem már elvetetted. 

Közel 10 éves tapasztalat után az adminisztráció és a folyamatoptimalizálás útvesztőjében kipróbáltam már számtalan feladatkezelő szoftvert a legkülönbözőbb konfigurációkban. 

Az eközben megtett út, valamint a kihívások és baklövések tükrében szeretném megosztani azt az 5 érvet, amik miatt a rengeteg lehetőség közül a Jira mellett tettem le a voksom.

Egyéni igényekre szabható munkafelületek

Ha alapvetően csak listákban és whiteboard-okban gondolkodsz – és nem is szeretnél ennél bonyolultabbat –, akkor számodra a Jira elsőre feleslegesen bonyolultnak tűnhet. Mintha “ágyuval lőnél egy verébre”. Azoknak, akik így gondolkodnak, van egy jó és egy rossz hírünk, ami valójában ugyanaz: 
a vállalkozásod fejlődni fog. Természetesen ha nincs igény komplexebb információkra, akkor az egyszerű listák és boardok is megjeleníthetőek, azonban törvényszerű, hogy előbb-utóbb szükség lesz összetettebb lekérdezésekre is annál, hogy “kinek milyen feladata van és milyen határidővel”. 

Egy Jira-alapú rendszer tökéletesen alkalmas olyan munkafelületek létrehozására, amik pontosan azt az információt adják vissza, amire szükséged van. Ezeket lehet egy kompakt felületen kezelni, ha szeretsz mindent egyben látni, de lehet szeparált dashboard-okat is létrehozni. 

Az egész vizualizációs rendszer motorja a mögöttes szűrési logikán alapul, amiben a Jira klasszisokkal fejlettebb a fentebb felsorolt társainál. 

Folyamat-automatizálás terén verhetetlen

Egy vállalkozásban – még az egyszemélyesekben is – elengedhetetlen, hogy legyenek előre definiált folyamatok és protokollok. Ezek lehetnek egészen egyszerű mikro-folyamatok, mint például, hogy mindig egy bizonyos módon írsz levelet egy ügyfélnek, de lehetnek egészen komplexek is, mint például egy munkaerő-kiválasztás, egy szerződés megkötése, vagy egy release-management. A bonyolultság és a mennyiség valójában nem számít abból a szempontból, hogy fontos-e a lépések kidolgozása. Viszont amíg egy alig 3-5 lépéses feladatot simán tudsz fejben is menedzselni, addig egy több, egyenként akár 10-20 lépésből összeálló rendszert már nehezebben. (Fotografikus memóriával rendelkezők persze kivételek.) 

Folyamatmenedzsment nélkül akármilyen jó a terméked vagy szolgáltatásod, előbb-utóbb mindig utolér majd a kapkodás és a káosz.

Önmagában azonban nem elegendő az optimális működéshez. Nagyjából amikor már a tizedik ugyanolyan feladat lépéseit viszed fel a rendszerbe, el fogod engedni az egészet, mert rájössz, hogy több idő előkészíteni, mint megcsinálni. Ráadásul ezeket nem elég felvinni egyszer, a változásokat (például határidő tolódás) is folyamatosan aktualizálni kell. Az ilyen és ehhez hasonló manuális lépések kiváltására tökéletes a Jira automatizációs rendszre, amit folyamatosan fejlesztenek és ma már egészen összetett feltételek és mechanizmusok leképezésére is alkalmas. 

A legkülönbözőbb típusú projektek is menedzselhetőek benne

A Jira annak idején elsősorban szoftverfejlesztési projektek menedzselésére lett kitalálva és ott is inkább hibajegykezelőként funkcionált. Az utóbbi néhány évben azonban folyamatosan bővültek a funkciói és egyre több lehetőséget kínál például marketinges, grafikai vagy logisztikai vállalkozások számára is, de egy nagyobb cégen belül ideális lehet a különböző operatív részlegek (például: jog, beszerzés, HR, stb.) napi munkájának szervezésére is. Egy szerződéskötés, egy szabadalmi eljárás vagy akár egy beszerzési folyamat épp olyan jól vezérelhető Jirában, mint egy verziókiadás. 

Mindemellett továbbra is piacvezető szerepet tölt be a szoftverfejlesztési projektek koordinálásában. Széleskörű integrációs lehetőségeket kínál különböző verziókezelőkkel (például:  Github, Gitlab), build és deployment eszközökkel (például: Jenkis, Docker), lehetővé téve azt, hogy minden fejlesztési információ egy helyen legyen.

Olcsóbb, mint gondolnád

Természetes, hogy amennyire lehet, mindig a legköltséghatékonyabb megoldást szeretnénk mindenben – sőt, lehetőleg semmit ne is kelljen fizetni. Most valószínűleg az jár a fejedben, hogy “ha a Jira tényleg ennyi mindent tud, akkor biztos, hogy csilliárdokba kerül”. A jó hír, hogy ebben tévedsz. A Jira árazási rendszere teljesmértékben támogatja az induló, kisebb vállalkozásokat és 10 felhasználóig ingyenes használatot biztosít. Ez persze nem ennyire ideális, mint ahogy hangzik, mert ha ezt választod együtt kell élned bizonyos funkciók hiányával, amikre előbb-utóbb úgyis szükség lesz. Viszont elköteleződés és anyagi kockázat nélkül biztosít egy kényelmes átállást amíg a csapatod megszokja a rendszert és bonyolultabbá – vagyis kidolgozottabbá – nem kezdenek válni a mindennapi folyamatok. 

Az eddigi tapasztalataim alapján a Standard csomag szükséges ahhoz, hogy egy kisebb vagy akár egy egészen nagy vállalkozás jól használható rendszert tudjon kialakítani, ahol már kezelhetőek a különböző jogosultsági szintek, több az automatizációs lehetőség és gyorsabb a projektek létrehozása. Ezzel a csomaggal jól szervezetten el lehet vezetni egy pár fős vállalkozást, de akár egy többszáz fős multi-céget is. Ha pedig összehasonlítod a Jira felhasználónkénti 8,6 dolláros árazását a ClickUp 7 dolláros vagy a Monday 9 eurós árazásával, rájössz, hogy a Jira ár/érték arány tekintetében is jó választás.

Nem csak szoftvert kapsz, profi támogatást is

A legtöbb projektkezelő szoftver működésének csínját-bínját általában vagy a projektmenedzser, vagy az “IT-s fiú” sajátítja el, pedig ha logikusan végiggondoljuk nem biztos, hogy ez az ő feladatuk lenne.
A projektmenedzser számára ezek sokszor túl technikai jellegű, “misztikus” dolgoknak tűnnek, az IT-s szakember pedig nem biztos, hogy rendelkezik megfelelő projektszemlélettel ahhoz, hogy optimálisan konfiguráljon egy ilyen rendszert. Ennek ellenére mégis általános jelenség, hogy a feladatkezelő szoftvereket maguk a menedzserek, az IT-sok, esetleg az asszisztensek kezelik – és többnyire nem is a legoptimálisabban.

A Jira használók körében viszont ma már létezik az úgynevezett Jira adminisztrátor, vagy tágabb kontextusban Atlassian tanácsadó pozíció és egyre több vállalkozás alkalmazza is ezeket a szakembereket akár főállásban, akár külsősként. Az ő feladatuk, hogy értelmezzék a felhasználói igényeket és kialakítsanak egy olyan rendszert, ami hatékonyan támogatja a csapatok mindennapi munkáját, a folyamatok átláthatóságát és a projektek előrehaladását. Egy profi Jira adminisztrátor – amennyire csak lehet – a rendszert igazítja az igényekhez, nem pedig fordítva.

Az egyik legerősebb érv, ami a Jira mellet szól, hogy kevés alternatív feladatkezelő szoftver mögött áll ekkora mértékű tudásbázis és szakmai háttér. És ha még egy jó Atlassian tanácsadó is kéznél van, akkor a rendszer finomhangolása és a lehetőségek kiaknázása szinte gyerekjáték lesz.